ทำงาน การวางแผนการทำงาน ประสิทธิภาพและข้อผิดพลาดทั่วไปของการทำงาน

ทำงาน การวางแผนการทำงาน โอลกา เลอร์มอนโตวา โค้ชอาชีพ และผู้ก่อตั้งแพลตฟอร์มที่ใหญ่ที่สุดสำหรับมืออาชีพ เล่าถึงวิธีหยุดทำงานเพื่อการสึกหรอ ค่าใช้จ่ายในการทำงานหลายอย่าง และเหตุใดจึงต้องวางแผนวันหยุด ผลผลิตคืออะไร เมื่อเราได้ยินคำว่า ผลิตภาพ หลายคนนึกถึงคนที่ทำงานหนัก ข้อผิดพลาดทั่วไปคือ การทำให้ปริมาณงานเท่ากันกับประสิทธิภาพการทำงาน แต่ก็ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

ผลผลิตคือการได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการโดยใช้เวลา และความพยายามน้อยที่สุด เมื่อเราทำงานเพื่อการสึกหรอ ปิดปัญหาทีละอย่างอย่างบ้าคลั่ง เราไม่มีโอกาสที่จะชะลอตัว และคิดว่าพวกเขาจะนำเราไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการหรือไม่ และตอนนี้การระคายเคือง และความเหนื่อยล้าเข้าสู่การสนทนา เรารู้สึกพึงพอใจในการทำงานของเรา เมื่อเราเห็นผลของการทำงานของเรา และเบื้องหลังงานแย่ๆ มากมาย เป็นเรื่องยากที่จะแยกแยะ มีเพียงกระบวนการและไม่มีผลลัพธ์

เมทริกซ์การบริหารเวลา ที่ปรึกษาชาวอเมริกัน สตีเฟ่น โควีย์ ได้พัฒนาเมตริกซ์การบริหารเวลาที่เรียกว่า ภายในกรอบงาน งานทั้งหมดในโลก ทั้งงานและชีวิต แบ่งออกเป็นสี่ประเภท ได้แก่ เร่งด่วนที่สำคัญ คืองานหลักของคุณที่ไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ในภายหลัง พวกเขาต้องการการตอบสนองทันที สำคัญ ไม่เร่งด่วน มักจะรวมถึงบางสิ่งที่จะช่วยคุณแก้ปัญหาอื่นๆ ได้เร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในอนาคต

การวางแผนเชิงกลยุทธ์ หลักสูตร การพัฒนาวิชาชีพ เร่งด่วนที่ไม่สำคัญ การประชุมที่ข้อมูลที่สามารถนำเสนอในสิบนาที ถูกยืดออกเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น คำขอจากเพื่อนร่วมงาน ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวจะช่วยพวกเขา แต่จะไม่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของคุณ ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน รวมถึงงานที่ผลลัพธ์ ไม่ส่งผลกระทบอย่างมากต่องานของคุณ และไม่ต้องดำเนินการทันที

ตามกฎแล้วไม่มีปัญหากับงานเร่งด่วนที่สำคัญ เราแก้ปัญหาทันทีที่เกิดขึ้น แต่เมื่อทำงานกับคนสำคัญที่ไม่เร่งด่วน เราประสบปัญหา ซึ่งมันไม่เร่งด่วน ดังนั้น จึงสามารถทำได้ในภายหลัง งานดังกล่าวรวมถึง ตัวอย่างเช่น เวลาคิดและแยกแยะสถานการณ์ปัจจุบัน หาวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการแก้ปัญหาปัจจุบัน หรือสร้างตารางการทำงานที่สะดวกยิ่งขึ้นสำหรับตัวคุณเอง ในกิจวัตรประจำวันของเรา เรามักจะเน้นย้ำถึงความเร่งด่วนมากกว่าความสำคัญ

แม้ว่าควรจะตรงกันข้าม การทำงานหนักไม่ใช่ผลผลิต ผลผลิตเป็นเรื่องของผลลัพธ์ เมื่อตารางงานของเราเต็มไปด้วยงานเร่งด่วนที่ไม่สำคัญ เรารู้สึกว่าแทนที่จะกอบกู้โลก เรากำลังทำสิ่งที่ไร้สาระ งานของเราถูกลดคุณค่า เราไม่พอใจกับสิ่งที่เราทำ คนชอบสังเกตผลงานของพวกเขาเพื่อดูว่า พวกเขาเครียดด้วยเหตุผล ต้องเปลี่ยนอะไรเพื่อเริ่มสนุกกับงาน อุทิศเวลาให้กับงานสำคัญๆ และลืมงานที่ไม่สำคัญ ดำเนินการเฉพาะสองรายการแรกของรายการ

ตามกฎของวิลเฟรโด ปาเรโต ความพยายาม 20 เปอร์เซ็นต์ ให้ได้ผลลัพธ์ 80 เปอร์เซ็นต์ และความพยายามที่เหลืออีก 80 เปอร์เซ็นต์ จะให้อีก 20 เปอร์เซ็นต์ พูดง่ายๆ คือ งานสองประเภทแรกคือ 20 เปอร์เซ็นต์ของคุณ ซึ่งจะให้ผลลัพธ์จำนวนมาก ซึ่งหมายความว่า คุณต้องให้ความสำคัญกับพวกเขา อย่างที่สตีฟ จ็อบส์บอก โดยทั่วไปแล้ว คุณต้องทำงานด้วยสมอง ไม่ใช่ 12 ชั่วโมงติดต่อกัน

ในระหว่างวัน งานทั้งหมดที่เกิดขึ้นในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่ง แล้วคำนวณเวลาที่คุณใช้ไปกับแต่ละหมวดหมู่ สังเกตระยะเวลาที่คุณฟุ้งซ่าน เช่น โดยการโทรที่เกิดขึ้นเอง หรือตามคำขอของเพื่อนร่วมงาน การวิเคราะห์อัตราส่วนของงานที่สำคัญ และไม่สำคัญในกำหนดการของคุณ คุณพลาดสิ่งสำคัญอะไรเพราะเรื่องไม่สำคัญ คุณคิดว่าจะลดจำนวนงานที่ไม่สำคัญลงแทนงานที่สำคัญได้อย่างไร

การทำงานหลายอย่างเป็นมายาคติ และเป็นตำนานที่อันตราย ซึ่งมันนำไปสู่ความจริงที่ว่า เมื่อคุณพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ในท้ายที่สุดจะไม่มีใครทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ คอร์เทกซ์ส่วนหน้าของเรา สามารถจดจ่อกับงานได้ครั้งละหนึ่งงานเท่านั้น และต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนจากการกระทำหนึ่งไปอีกการกระทำหนึ่ง สิ่งที่น่ารำคาญที่สุดคือ ไม่สามารถเรียนรู้การ ทำงาน หลายอย่างพร้อมกันได้

เวลาและทรัพยากรส่วนใหญ่ของสมอง ถูกใช้ไปโดยสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ เราเริ่มต้นพวกเขาเอง เช่น เราจำได้ว่าเราต้องโทรหาใครสักคน และคว้าโทรศัพท์ทันที สวิตช์ดังกล่าวเรียกว่าเปิดใช้งาน คนอื่นตกหลุมรักเราจากภายนอก เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งถามคำถามจดหมาย ส่งถึงจดหมายมีคนโทรมาที่มือถือ สวิตช์เหล่านี้เป็นแบบพาสซีฟ ทั้งสองอย่างนี้ส่งผลเสียต่อผลผลิต และไม่ดีต่อหัวของเรา

แดเนียล เลวิติน ศาสตราจารย์ด้านประสาทวิทยาด้านพฤติกรรมที่มหาวิทยาลัยแมคกิลล์ กล่าวว่า การเปลี่ยนงานเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย เพราะมันใช้กลูโคสที่เติมออกซิเจนในสมองจนหมด ซึ่งทำให้พลังงานสะสม ที่จำเป็นสำหรับสมาธิลดลงดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเลือกรายการงานที่สำคัญ และมุ่งความสนใจไปที่งานทีละอย่าง เพื่อให้ตัวเองมีพื้นที่สำหรับเปลี่ยน

ตัวอย่างเช่น การกำหนดเวลาพักทุกชั่วโมง ในเวลานี้ คุณสามารถดื่มกาแฟ พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน หรือจัดการเต้นรำเป็นเวลาห้านาทีสำหรับตัวคุณเอง ด้วยการหยุดชั่วคราวเหล่านี้ คุณจะทำเครื่องหมายลุ่มน้ำระหว่างงาน ให้โอกาสแก่สมองของคุณในการแยกแยะข้อมูลส่วนหนึ่ง และเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานต่อไป ความสำคัญของการวางแผน ไม่สามารถเน้นมากเกินไปได้

มีคนอุทิศเวลา 15 นาทีสุดท้าย ในสำนักงานเพื่อเขียนแผน เพื่อพรุ่งนี้พวกเขาจะเตรียมทุกอย่างให้พร้อม ข้อดีของวิธีนี้ คือไม่ต้องเสียเวลาตอนเช้าไป แต่เริ่มงานได้ทันที ข้อเสียคือคนอื่นจะสะดวกกับการจัดตารางงาน ในตอนเช้าสำหรับหัวที่สดชื่น โดยทั่วไปให้เน้นที่ตัวเอง การแก้ไขแผนของคุณเป็นสิ่งสำคัญมาก ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถทำได้ในแอปพลิเคชัน ถ้าคุณต้องการซื้อเครื่องร่อนกระดาษที่ทันสมัย สิ่งสำคัญคือคุณมีงาน และกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับคุณ

อ่านบทความอื่นๆที่น่าสนใจต่อได้ที่ เตกีล่า วิธีการเตรียมและประเภทของค็อกเทล สัดส่วนการผสมและรสชาติ